この記事の要点
- 手順書が現場で開かれないのは、作った人のせいでも新人のせいでもなく、残し方の問題であることが多い。
- 文章の束より「写真1枚と短いひとこと」で残したほうが、現場では開かれやすい。
- まずは、よく聞かれる作業を1つだけ、写真とひとことで残すところから始められる。
先日、ある現場の責任者の方から「手順書を作ったのに、新人が見てくれない」という相談を受けました。同じ悩みを抱えている職場は少なくないと思います。今回は、この「作ったのに見られない」について考えたことを書きます。
手順書は、なぜ開かれないのか
時間をかけて作った紙のマニュアルが、棚にしまわれたままになっている。新人は結局、近くのベテランに聞きに行く。相談をくれた方の現場も、まさにこの状態でした。
ここで大事なのは、教える側も覚える側も悪くないということです。手が離せない作業の途中で、分厚い文章から自分に必要な一行を探すのは、誰にとっても大変です。聞いたほうが早いと感じるのは自然なことです。
AI生成イメージ図（実際の店舗の様子ではありません）
問題は人ではなく、手順の「残し方」にあるのだと思います。
写真1枚と、短いひとこと
現場で開かれる手順には共通点があります。見てすぐ分かる写真が1枚あり、その横に短いひとことが添えてあることです。「このつまみを右に回す」「ここまで入れたら止める」。それだけで、作業の手は止まりません。
文章を読み込むには時間と集中が要りますが、写真とひとことなら数秒で確かめられます。新人は迷わずに進められ、ベテランは同じ説明を何度も繰り返さずに済みます。
まずは1つの作業から
すべての手順を一度に作り直す必要はありません。新人からいちばんよく聞かれる作業を1つ選び、写真を1枚撮って、ひとことを添える。そこから始めるだけで、聞きに行く回数は目に見えて減っていきます。
残し方を変えると、教える人の負担も、覚える人の不安も軽くなります。みなさんの職場では、どの作業から始めてみますか。
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