「誰が読んだか」を記録する——確認を回って聞く前に

マニュアルを誰が読んだかを残す方法は、大きく 4 通りあります。紙の確認印、表計算の一覧、共有ドライブの閲覧履歴、閲覧の記録が付いた手順書の道具です。違いは、「本人の申告」か「開いた記録」か、そして「どこまで読んだか」まで分かるかです。

全員を回って聞く前に、自社に合う形を選んでおくと、手間が読めます。

4 通りの記録を比べる

聞き取りの手間は小さく見えますが、手順書が増えるたびに同じ作業が増えます。1 人に聞いて転記するのに 4 分、対象が 5 人なら、1 本につき約 20 分相当です（当社試算）。

共有ドライブの例として Google ドキュメントの「アクティビティ ダッシュボード」を見ると、公式ヘルプには、閲覧履歴を見られるのは職場や学校のアカウントのファイルであること、閲覧する人は自分の履歴の表示をオフにできることが書かれています。オフの間に開いた分はダッシュボードに残らないので、名前が無いことは「読んでいない」と同じではありません。

手順書が月に数本で人数も少ないなら、紙や表計算で足ります。職員が交代勤務で顔を合わせにくい、手順書が増え続けている。そんな現場では、聞いて回る方法から先に限界が来ます。

記録を取り始める前に決める 3 つ

どの方法でも、次の 3 つを決めていないと、記録が溜まるだけで使われません。

1. 誰の分を確かめるか。 全員に全部を読ませる必要はありません。「夜勤に入る人は、夜間の手順を」「今月の新人は、最初の 5 本を」のように、手順書と人の組み合わせで決めます。

2. 何をもって「読んだ」とするか。 開いただけか、最後のステップまで進んだかで、数字は変わります。短い手順は開いただけでも読める一方、長い手順は途中で閉じていることがあります。たとえば夜勤の手順なら、「今月夜勤に入る 5 人が、最後のステップまで進んだか」と決めておくと、一覧を見たときに誰に声をかけるかがすぐ分かります。

3. 手順を直したらどうするか。 大事な変更のときは、前に読んだ人にも読み直してもらう必要があります。変更の知らせと確認を、誰がいつするかを決めておきます。

記録が取れたら、次にすること

記録の使い道は、催促だけではありません。

• まだ開いていない人にだけ声をかける。 全員に「読みましたか」と聞かなくて済みます。
• 同じステップで止まる人が多ければ、手順のほうを直す。 写真が分かりにくい、1 ステップに詰め込みすぎているなど、読み手の問題ではないことがあります。直したら、また同じステップを見ます。
• 読んだあとに、分かったかを確かめる。 読んだ記録は「開いた」ことの証拠で、「できる」ことの証拠ではありません。短い問いに答えてもらう、一度目の前でやってもらうといった確認を足します。

JUNPAS では、どう残るか

手順書の道具 JUNPAS（じゅんぱす）では、写真つきで 1 ステップずつ手順を見せ、職員ごとに、誰が・いつ・どの手順書の・どのステップまで読んだかが一覧で分かります。手順書ごとに何人が読み終えたかも分かります。一覧を見られるのは、管理できる立場の人です。手順書からは確認ドリルも作れて、答えた記録が職員ごとに残ります。

閲覧だけの人は席を使わず、人数の上限はありません。パートや夜勤の職員まで含めても、席の数を気にせず記録の対象にできます。

名前つきで残るのは、職員が自分のアカウントで開いたときです。現場の QR を読むと、ログインしていない職員はログインの画面を通ってから手順が開きます。アプリのインストールは要りません。一方、期限つきの共有リンクは、ログインなしで開ける代わりに、誰が開いたかまでは残りません。「誰が」を確かめたい手順は、職員のアカウントで開く形で配ります。

まず 1 本で試すなら、新人が最初に読む手順を選ぶと、記録の見方がすぐつかめます。30 日の無料トライアルはカード不要で、終わっても自動で課金されることはありません。

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出典（確認日 2026-11-02）

• Google のアクティビティ ダッシュボードの条件・閲覧者が表示をオフにできる・オフの間の閲覧は残らない: https://support.google.com/docs/answer/7378739?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop（Google ドキュメント エディタ ヘルプ）